Ley 25: El nuevo estándar
de privacidad de Quebec

La privacidad de los datos es un tema delicado, pero no por ello complicado. Mindsec te ayuda a cumplir con la Ley 25 de Quebec con tranquilidad, sin caos, y en cuestión de semanas.

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¿Qué es
la Ley 25?

La Ley 25 de Quebec (antes ‘Proyecto de Ley 64’) moderniza el marco legal de privacidad en la provincia, exigiendo a las empresas mayor transparencia, consentimiento explícito para recopilar datos, y evaluaciones de impacto en la privacidad.

Aplica para toda organización que opere en Quebec o maneje los datos de sus residentes. El incumplimiento puede acarrear multas penales de hasta $25 millones CAD o el 4 % de los ingresos anuales globales, y multas administrativas de hasta $10 millones CAD o el 2% de los ingresos anuales globales.

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Preguntas Frecuentes

Q1. ¿A quién cubre la Ley 25?
▼

La Ley 25 se aplica a cualquier institución gubernamental o comercial que gestione datos de ciudadanos de Quebec en Quebec, Canadá o en el extranjero. Esto incluye:

  • Empresas canadienses que prestan servicios a Quebec
  • Sitios de comercio electrónico para ciudadanos de Quebec
  • Empresas SaaS con sede en Quebec que procesan datos de usuarios
  • Empresas internacionales que buscan clientes en Quebec

Sin importar dónde se encuentre, debe cumplir si su empresa recopila, conserva o procesa datos de Quebec.

Q2. ¿Qué exige la Ley 25 respecto al consentimiento?
▼

El consentimiento debe ser:

  • Libre
  • Informado
  • Preciso
  • Explícito

Los usuarios deben saber:

  • Qué datos se recopilan
  • Por qué se recopilan
  • Cómo se utilizan
  • Con quién se comparten
Q3. ¿Se requiere un Oficial de Privacidad?
▼

Sí. Cada empresa debe designar un Oficial de Privacidad (la «Persona a cargo de la información personal»). Normalmente, se trata del CEO o del ejecutivo de más alto rango, aunque puede delegarse por escrito. Las responsabilidades incluyen:

  • Supervisar el cumplimiento de privacidad
  • Gestionar las solicitudes de acceso y corrección
  • Manejar las notificaciones de violaciones de datos
  • Coordinar las auditorías y la capacitación del personal

La política de privacidad de la empresa debe incluir la información de contacto del Oficial de Privacidad.

Q4. ¿Cuándo se requieren las Evaluaciones de Impacto en la Privacidad (PIA)?
▼

Una Evaluación de Impacto en la Privacidad (PIA) evalúa cómo un nuevo proyecto o tecnología puede afectar la privacidad. Se requiere antes del lanzamiento para:

  • Cualquier iniciativa que involucre datos personales
  • Transferencias de datos a la nube o internacionales
  • Herramientas de toma de decisiones con IA
  • Nuevos servicios que recopilen o analicen datos de usuarios

Las PIA deben detallar:

  • Riesgos de privacidad
  • Estrategias de mitigación

Estos son documentos críticos para el cumplimiento y deben conservarse para auditorías.

Q5. ¿Qué es "Privacidad desde el Diseño y por Defecto"?
▼

Estos principios significan que la privacidad debe integrarse en cada sistema y proceso desde el inicio. Por defecto:

  • Solo se debe recopilar la cantidad mínima de datos personales
  • Se deben preseleccionar los ajustes de privacidad más estrictos

Ejemplos:

  • Los formularios deben solicitar solo la información esencial
  • Las comunicaciones de marketing deben requerir consentimiento opt-in
  • Los sistemas deben limitar la visibilidad de los datos a menos que los usuarios elijan lo contrario
Q6. ¿Qué es el "Derecho al Olvido"?
▼

Bajo la Ley 25, las personas pueden solicitar la eliminación o anonimización de sus datos si:

  • Fueron recopilados ilegalmente
  • Están desactualizados
  • Ya no son necesarios

Las solicitudes deben procesarse en un plazo de 30 días, salvo que aplique una excepción. El proceso debe ser claro y accesible.

Q7. ¿Qué exige la Ley 25 respecto a las violaciones de datos?
▼

Las organizaciones deben:

  • Mantener un registro de todas las violaciones
  • Notificar a la CAI y a las personas afectadas inmediatamente si existe un «riesgo de daño grave»

Los factores de riesgo incluyen:

  • Sensibilidad de los datos
  • Población afectada
  • Potencial de uso indebido

Su plan de respuesta a incidentes debe permitir una investigación rápida, contención, notificación y remediación.

Q8. ¿Podemos enviar datos personales fuera de Quebec?
▼

Sí, pero bajo condiciones estrictas. Antes de transferir datos fuera de Quebec, las organizaciones deben:

  • Realizar una Evaluación de Impacto en la Privacidad
  • Asegurarse de que el destino proporcione protección legal equivalente
  • Informar al individuo sobre la transferencia
  • Usar protecciones contractuales

Ignorar estos pasos puede resultar en sanciones, especialmente si los datos se envían a jurisdicciones con leyes de privacidad más débiles.

Cumplimiento de la Ley 25: Mitos y Realidades

Mito 1: "Los datos anonimizados están exentos de la Ley 25."
▼

Realidad: Solo los datos totalmente anonimizados e irreversibles quedan fuera de la jurisdicción. Cambiar nombres por códigos (seudonimización) es insuficiente para proteger dichos datos de la ley.

Mito 2: "La ley solo castiga las violaciones de datos."
▼

Realidad: La Ley 25 penaliza incumplimientos más allá de las violaciones. Las multas pueden aplicarse por:

  • Falta de consentimiento
  • Mala conservación de datos
  • No registrar un Guardián de la Información
  • Omitir PIAs
  • Ignorar la privacidad por defecto

Incluso sin una violación, las sanciones pueden superar 25 millones de CAD o el 4% de la facturación.

Mito 3: "Las pequeñas empresas están exentas."
▼

Realidad: El tamaño no crea excepciones. Una vez que una entidad maneja datos más allá del uso personal, debe cumplir con la Ley 25.

Mito 4: "Podemos confiar en las cláusulas estándar de transferencia internacional de datos."
▼

Realidad: Las salvaguardas contractuales ayudan, pero debe notificar a las personas sobre:

  • El destino de la transferencia de datos
  • Los riesgos asociados
  • Las medidas de protección

Confiar pasivamente en las ‘cláusulas modelo’ no cumple con la ley.

Mito 5: "Las PIA son solo trámites internos."
▼

Realidad: Las Evaluaciones de Impacto en la Privacidad (PIA) deben incluir:

  • Evaluaciones de riesgos
  • Planes de mitigación
  • Aprobación ejecutiva y documentación

Los auditores y reguladores pueden exigir verificación para nuevos sistemas o procesos sensibles.

Mito 6: "Recopilar datos primero, obtener el consentimiento después."
▼

Realidad: La Ley 25 exige permiso previo para la recopilación y uso de datos. El consentimiento debe ser:

  • Informado
  • Explícito
  • Documentado
Mito 7: "Las decisiones de IA están exentas si no son perjudiciales."
▼

Realidad: Se requiere divulgación para la toma de decisiones automatizada que afecte:

  • Resultados legales
  • Resultados sociales
  • Resultados financieros
  • Resultados reputacionales

Debe:

  • Informar a los usuarios
  • Explicar la lógica
  • Permitir revisiones

Incluso las consecuencias benignas no eximen de la divulgación.

Mito 8: "Desidentificar los datos elimina la responsabilidad."
▼

Realidad: Solo los datos irreversiblemente anonimizados están exentos. La seudonimización no es suficiente. La desidentificación ayuda al cumplimiento, pero debe verificarse su legalidad.

Mito 9: "Exportar datos a servidores seguros en EE. UU. es suficiente."
▼

Realidad: La seguridad física no reemplaza la equivalencia legal. EE. UU. carece de protecciones de privacidad similares a las de Quebec. Se deben usar:

  • Cifrado
  • Divulgaciones
  • Salvaguardas contractuales y organizativas
Mito 10: "La Ley 25 no se aplicará a los sistemas heredados."
▼

Realidad: Todos los sistemas de datos personales activos deben cumplir. Las aplicaciones heredadas que almacenan datos de Quebec deben:

  • Aplicar ajustes de privacidad por defecto
  • Actualizar los registros de consentimiento
  • Reemplazar protecciones obsoletas
  • Realizar PIA retroactivas, si es necesario
Mito 11: "Cumplir mínimamente es suficiente; la regulación es flexible."
▼

Realidad: La aplicación de la ley está incrementándose. La privacidad ahora desempeña un papel clave en la gobernanza. La integración, y no cambios superficiales, es esencial.

Mito 12: "Podemos posponer las actualizaciones hasta las revisiones de cumplimiento de 2025."
▼

Realidad: El cumplimiento se realiza por fases:

  • Actualizaciones de consentimiento comenzaron antes
  • Privacidad por defecto entra en vigor a finales de 2024
  • Evaluaciones completas son obligatorias para septiembre de 2025
Mito 13: "Podemos comprar un certificado de cumplimiento o un sello de privacidad."
▼

Realidad: La Ley 25 no tiene un sistema de certificación de terceros.

  • Las auditorías internas garantizan el cumplimiento
  • El branding ayuda a la visibilidad pero no reemplaza la gobernanza legal ni la documentación
Mito 14: "Se garantiza que los empleados están cubiertos por las políticas actuales."
▼

Realidad: Solo un Guardián de la Información autorizado puede gestionar las obligaciones de privacidad. Las políticas generales son ineficaces sin responsabilidad asignada y capacitación del personal.

Mito 15: "Cualquier violación reportada no puede ser penalizada."
▼

Realidad: El auto-reporte no garantiza inmunidad.

  • Las sanciones aún son posibles si faltan salvaguardas
  • El reporte oportuno reduce las sanciones
  • La protección a largo plazo requiere cumplimiento sistémico
Mito 16: "El cumplimiento es el final."
▼

Realidad: La Ley 25 promueve la mejora continua:

  • Evaluaciones anuales de cumplimiento
  • Actualizaciones regulares de PIA
  • Recolección de consentimiento fresco
  • Mantenimiento del registro de violaciones
  • Capacitación continua del personal

Las organizaciones deben desarrollar una cultura de privacidad, no solo un enfoque de casillas para marcar.

Cumplimiento de la Ley 25 Hecho Simple con Mindsec

La Ley 25 está cambiando la forma en que las empresas en Quebec manejan los datos de las personas. Las reglas son estrictas, las sanciones son enormes, e incluso las pequeñas empresas ahora deben demostrar que protegen la información de los clientes. Pero para la mayoría de los equipos, descubrir qué significa exactamente el cumplimiento de la Ley 25 en la práctica es confuso y consume demasiado tiempo y recursos.

Mindsec ayuda a las empresas a cortar el ruido. Con nuestra combinación de software de automatización y asesoría experta, puedes cumplir con los nuevos requisitos de privacidad sin ahogarte en papeleo ni contratar grandes equipos de cumplimiento. La automatización de la certificación de la Ley 25 hace que todo el proceso sea más ágil, rápido y mucho menos estresante.

 

Por Qué el Cumplimiento de la Ley 25 es Importante

La Ley 25 no es solo otra regulación para marcar como cumplida. Obliga a las empresas a repensar cómo recopilan, almacenan y utilizan los datos de los clientes. Eso significa nuevos procesos, nuevas políticas y muchos reportes. Si no cumples, las multas pueden alcanzar millones de dólares, sin mencionar el daño a la reputación. Al tomar el cumplimiento en serio ahora, construyes una mayor confianza con clientes y socios que esperan que su información sea manejada de forma segura.

 

Cómo Ayuda Mindsec

La mayoría de las empresas no tienen el tiempo ni las herramientas para mantenerse al día con cada detalle de la Ley 25. Ahí es donde entra Mindsec. Nuestra plataforma automatiza la recolección de evidencias, el seguimiento de riesgos y la gestión de políticas, para que siempre sepas dónde estás parado. Con la automatización de la certificación de la Ley 25, no esperas hasta el último minuto para estar listo para la auditoría: ya estás preparado.

Y no se trata solo del software. Nuestro equipo te guía durante el proceso, señalando brechas, ayudando a redactar políticas y asegurando que cada control esté cubierto. Reducimos el tiempo perdido, bajamos el costo del cumplimiento y mantenemos el enfoque en el crecimiento del negocio en lugar de en formularios interminables.

Construye Confianza con los Clientes

Al final, el cumplimiento de la Ley 25 es más que evitar sanciones. Se trata de mostrar a los clientes que respetas su privacidad y tomas la seguridad en serio. Con Mindsec, lograr y mantener el cumplimiento ya no es un dolor de cabeza. Ahorras tiempo, reduces el estrés y, lo más importante, construyes el tipo de confianza que perdura.

Mindsec hace que el cumplimiento y la automatización de la certificación de la Ley 25 sea simple, asequible y confiable. No dejes que las reglas de privacidad frenen tu negocio. Conviértelas en una ventaja.

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