Si vous mettez en place un programme de conformité dans le domaine de la santé, cette ressource vous aidera à préserver la vie privée des patients et à garantir la sécurité de leurs informations médicales afin de mettre en place un dispositif de conformité à la loi HIPAA.
La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) impose à toute organisation recevant, stockant, transmettant ou traitant des informations de santé protégées (PHI) de préserver la confidentialité et la sécurité de ces informations.
Liste de contrôle de la conformité HIPAA
La mise en conformité avec la loi HIPAA n’est pas une solution unique. Elle dépend de la manière dont votre entreprise traite les informations médicales protégées.
Voici quelques questions à garder en tête lors de l’évaluation des exigences qui s’appliqueront à votre entreprise :
– Gérez-vous les PHI en interne, dans votre environnement et vos systèmes, ou en externe ?
– De quel type de PHI s’agit-il et quel en est le volume ?
– Partagez-vous ou transmettez-vous des PHI avec d’autres entreprises ?
L’HIPAA classe les organisations en deux catégories en fonction de la manière dont elles gèrent les PHI :
- Entités couvertes
- Associés commerciaux
Votre entreprise est considérée comme une entité couverte s’il s’agit d’un prestataire de soins de santé, d’un plan de santé ou d’un centre d’échange de soins de santé impliqué dans la transmission de PHI. Cela inclut les hôpitaux, les médecins, les cliniques et les compagnies d’assurance maladie.
Votre entreprise est considérée comme un associé commercial si vous êtes un fournisseur ou un sous-traitant ayant accès aux informations personnelles. Il s’agit notamment des comptables, des sociétés de facturation, des fournisseurs de services de stockage en nuage, des hébergeurs et des avocats.
Étape 1 : Créer une équipe de projet dédiée
Il est essentiel de former une équipe de conformité HIPAA qui sera en mesure de se concentrer sur le processus et de le gérer en interne. Elle contribuera à fixer les priorités au sein de l’organisation afin de faciliter la mise en œuvre du programme de conformité.
Veillez à inclure des parties prenantes de l’ensemble de votre organisation, au-delà des services informatiques et juridiques, car les PHI peuvent jouer un rôle dans toutes les fonctions de votre organisation. Votre équipe aura besoin du soutien de tous les niveaux de l’organisation. Par conséquent, vous devrez obtenir l’adhésion de tous et il est important de disposer d’une équipe complète.
Étape 2 : Effectuer une évaluation des risques HIPAA
L’objectif de votre évaluation des risques HIPAA est d’identifier et de hiérarchiser les risques pour la confidentialité et la sécurité des PHI en fonction de leur impact et de leur probabilité. Pour ce faire, il est essentiel que votre équipe comprenne comment les informations circulent au sein de votre organisation, depuis la collecte des données jusqu’à leur traitement et leur élimination.
L’évaluation des risques est obligatoire pour toutes les entreprises réglementées par l’HIPAA, qu’elles soient considérées comme des entités couvertes ou des associés commerciaux.
Étape 3 : Élaborer un plan de conformité
Sur la base des risques que vous avez classés par ordre de priorité, élaborez un plan pour mettre en œuvre les exigences des règles de sécurité de l’HIPAA en matière de garanties administratives, physiques et techniques.
Les mesures de protection administratives comprennent la mise en place d’un processus de gestion des risques, la formation périodique des employés et la planification des réponses aux incidents.
Les mesures de protection physiques concernent la confidentialité et la sécurité de l’accès aux espaces physiques tels que les salles de serveurs ou les laboratoires, ou aux dispositifs tels que les terminaux.
Les mesures de protection techniques comprennent les pares-feux, les mots de passe et d’autres contrôles matériels et logiciels qui protègent les RPS.
Étape 4 : Fournir des accords d’association commerciale aux fournisseurs concernés
Maintenant que vous mettez en œuvre votre plan de conformité HIPAA, il est important d’identifier les fournisseurs avec lesquels vous partagez ou partagerez des informations personnelles afin de vous assurer de leur conformité. Ces fournisseurs avec lesquels vous échangez des PHI seront considérés comme des associés commerciaux et, une fois que vous les aurez identifiés, vous devrez leur fournir un accord d’associé commercial à signer.
Les accords d’association commerciale vous permettent de vous assurer que vos fournisseurs respectent les règles de l’HIPAA en matière de traitement des PHI. Une fois les accords signés, il est important de réévaluer périodiquement les risques liés à vos fournisseurs par le biais d’évaluations des risques par des tiers. Cela aidera votre équipe à gérer les risques de manière continue.
Étape 5 : Mise en œuvre continue de votre plan de conformité
Garantir la confidentialité et la sécurité des données médicales des patients exige un engagement permanent en faveur de la conformité. La conformité à la loi HIPAA n’est qu’un aperçu de la gestion des informations personnelles à un moment donné. Des événements ultérieurs peuvent potentiellement compromettre les PHI, comme la perte d’un ordinateur portable, des violations ou la divulgation par inadvertance de PHI à des personnes non autorisées.
Par conséquent, lorsque votre équipe élabore un programme de conformité HIPAA, considérez-le comme un processus dynamique. La conformité à l’HIPAA n’est pas une réalisation ponctuelle, mais un voyage continu. Contactez notre équipe pour savoir comment nous pouvons vous aider à faire en sorte que ce voyage se déroule sans encombre !
