Avec des amendes allant jusqu’à 25 millions de dollars, la loi 25 est une exigence que les entreprises faisant affaires au Québec ne peuvent pas ignorer. Mais qu’est ce exactement la loi 25 et comment affecte-t-elle votre entreprise? Que devez-vous savoir pour devenir et rester conforme? Nous répondrons à ces questions dans ce guide destiné aux dirigeants.
Qu’est-ce que la loi 25 ?
La loi 25, anciennement connue sous le nom de la loi 64, est une révision complète du régime de protection de confidentialité du Québec et a des conséquences majeures pour les entreprises faisant affaire au Québec ou qui traitent les informations personnelles des résidents du Québec – tel les noms, courriels, numéros de téléphone, adresses, informations de paiement, et bien plus encore.
Dans le paysage actuel des activités commerciales, le traitement des données personnelles est devenu monnaie courante. Étonnamment, même une charcuterie de sandwichs à la viande fumée du Vieux-Montréal est en préavis.
Toutes les entreprises, quel que soit leur territoire, qui traitent les données de Québécois sont couvertes par le champ d’application de la loi 25 et doivent modifier leur programme de protection de confidentialité afin de se conformer à des dispositions plus strictes telles que l’évaluation des risques, la notification des violations de données, le renforcement du consentement et les contrôles de cybersécurité.
Alors que la majorité des obligations sont déjà en vigueur depuis septembre 2023 et que quelques autres entreront en vigueur en septembre 2024, c’est maintenant qu’il faut agir. Voir la ligne du temps ici.
Pourquoi la conformité à la loi 25 est-elle importante ?
Êtes-vous le PDG de votre entreprise ? La loi 25 vous met par défaut sur la sellette puisque le PDG peut être responsable du non-respect des règles par l’entreprise.
Il est donc essentiel que les dirigeants prennent des mesures concrètes pour se conformer aux nouvelles obligations et éviter les sanctions pour le PDG en nommant un délégué à la protection des données qui veillera à ce que les données personnelles des Québécois soient protégées conformément aux exigences de la loi 25.
En plus, appart de mettre la responsabilité sur le PDG, votre entreprise peut être sanctionnée par des amendes pénales pouvant atteindre 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, selon le montant le plus élevé ! Et des sanctions administratives pécuniaires pouvant atteindre 10 millions de dollars ou 2 % du chiffre d’affaires mondial, selon le montant le plus élevé!
La mise en conformité avec la loi 25 n’est pas non plus un processus rapide. Cela peut prendre des mois, même un an, aux entreprises pour se conformer, ce qui signifie que de l’argent est laissé sur la table pour votre entreprise.
Et étant donné que la conformité elle-même est un processus qui exige beaucoup de ressources, nécessite des efforts internes et est coûteux, faites-en une priorité dès maintenant.
Étapes de la mise en conformité
Analyse des écarts
Commencez par évaluer la position et les pratiques actuelles de votre organisation en matière de protection de confidentialité et de sécurité par rapport aux exigences de la loi 25. Cela implique de revoir les politiques, procédures, contrôles et mesures de confidentialité et de sécurité en place.
Ensuite, identifiez et documentez les domaines dans lesquels votre entreprise ne satisfait pas aux exigences de conformité spécifiées.
Évaluation des risques
La priorisation sera la clé d’un parcours de conformité efficace. Sur la base des lacunes de conformité que vous avez identifiées, établissez un ordre de priorité en fonction de leur gravité et de leur impact potentiel.
Au minimum, votre organisation doit mettre en œuvre deux nouveaux processus pour ses évaluations des risques en consultation avec votre DPD :
- Évaluation des facteurs relatifs à la confidentialité (PIA)
- Évaluation des risques d’incident (IRA)
- Élaborer un plan de travail de remédiation
Formuler des plans d’action pour combler chaque lacune en matière de conformité. Cela peut implique la mise à jour des politiques de confidentialité, la nomination d’un DPD, la mise en œuvre de nouveaux contrôles pour la gestion des droits individuels et la notification des violations, ou l’amélioration des mesures de sécurité pour garantir la conformité.
L’essentiel est d’allouer efficacement vos ressources. Le processus de mise en conformité peut prendre beaucoup de temps pour les membres de votre équipe et entraîne souvent des interruptions d’activité et des goulots d’étranglement. Ne laissez pas cela nuire inutilement à vos résultats.
Maintenir une conformité continue
Mettre en place un mécanisme de surveillance pour suivre les progrès accomplis, évaluer régulièrement l’état d’avancement des efforts de mise en conformité et en rendre compte.
N’oubliez pas que la loi 25 ne s’applique pas une seule fois. Vous ne pouvez pas la mettre en place et l’oublier. La loi 25 exige de votre entreprise qu’elle soit en permanence en conformité avec la loi.
Simplifier la conformité à la loi 25
Si cela vous semble insurmontable, nous vous comprenons. Pour la plupart des entreprises, la mise en conformité avec la loi 25 sera un processus complexe et fastidieux. Mais cela n’a plus lieu d’être.
En fait, la raison pour laquelle nous avons créé Mindsec est que nous étions responsables de la cybersécurité et de la conformité dans nos emplois précédents, et nous savons donc à quel point ces processus peuvent être compliqués, frustrants et longs.
Et nous avons trouvé un moyen de simplifier les choses ! Rencontrez Mindsec – votre partenaire de confiance à chaque étape de votre parcours de conformité à la loi 25.
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Notre offre comprend des logiciels et des services spécialisés en matière de conformité, en anglais et en français. En prenant en charge le cycle complet et en soutenant tous les éléments de la loi, nous réduisons radicalement les ressources internes que vous devriez allouer.
Comment Mindsec apporte une réelle valeur ajoutée aux entreprises:
- Éliminez les coûts et la complexité grâce à l’évaluation automatisée des risques et à l’élaboration de politiques
- Soyez serein grâce à des contrôles de sécurité et de confidentialité préétablis et validés.
- Gagnez du temps et instaurez rapidement la confiance grâce à la collecte automatisée de preuves
- Accélérez la confiance des entreprises et prouvez la conformité continue grâce à des tableaux de bord de surveillance en temps réel
Si votre entreprise rentre dans le champ d’application de la loi 25, c’est le moment idéal pour envisager l’automatisation avec Mindsec.
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